Lorsque vous organisez un événement associatif, la gestion de la billetterie peut être parfois un dilemme. Pour vous faciliter la tâche, il faut opter pour la meilleure solution de billetterie adaptée à vos besoins. Nous vous présenterons alors dans les lignes suivantes les méthodes pour bien gérer au mieux votre billetterie pour votre prochain événement sportif.
Déterminez vos besoins
Organiser un événement sportif n’est pas de tout repos pour une association. Il faut déterminer ses objectifs, respecter les obligations légales, respecter quelques obligations, penser à la communication et à la billetterie, et bien d’autres étapes importantes. Si vous souhaitez en savoir plus sur les démarches d’organisation d’un évènement, il est conseillé de passer par un site comme Helloasso.com. Dans cet article, nous allons soulever un point très important dans cette organisation qui est la gestion de la billetterie.
Il est essentiel de souligner que la billetterie est obligatoire pour chaque événement payant, sportif ou autre, y compris les événements associatifs. Pour les entrées gratuites, elle est facultative, mais toutefois recommandée. Dans tous les cas, vous avez le choix entre la billetterie en ligne ou manuelle. Avant d’opter pour l’une ou l’autre, vous devez déterminer vos besoins en fonction de l’événement sportif que vous organisez.
Ainsi, pour choisir la meilleure option, vous devez répondre aux questions suivantes :
- Qu’est-ce qui vous convient en termes de tarification (gestion de formules d’abonnement et catégories) et de placement ? Quelles sont vos conditions en cas d’échange de billets ou de remboursement ?
- Où souhaitez-vous vendre vos billets ? En ligne sur votre plateforme ou sur des sites partenaires ? Dans des points de vente ou sur le lieu avant le match ou la représentation sportive ?
- De quels moyens humains et techniques disposez-vous ? Pouvez-vous vous permettre de mettre un ordinateur à la caisse de votre événement sportif ? Avez-vous accès à Internet sur les lieux ?
Selon les réponses que vous donnerez, vous déterminerez la solution la plus adaptée à votre situation. Il est donc important de vous poser les bonnes questions et de définir vos besoins avant de choisir une solution de billetterie.
Déterminez une solution appropriée
En fonction de vos besoins, vous pourrez définir la solution de billetterie qui vous convient, mais il faut également prendre en compte vos objectifs en termes de fonctionnalités, tels que le contrôle d’accès aux gradins, l’audience ou le lieu de vente. C’est pour cela qu’il est préférable de vous informer sur les types de billetterie qui s’offrent à vous. Il existe de nombreuses catégories d’acteurs dans la billetterie :
- Les logiciels « historiques » qui sont des options dîtes locales ou « off-line ». Ils ont l’avantage d’avoir des fonctionnalités très utiles comme la gestion de la base public, ainsi que la gestion des tarifs. Par contre, ils ne conviennent pas trop à la vente en ligne. Néanmoins, il existe des solutions hybrides qui possèdent des modules « en ligne ».
- Les réseaux de distribution qui permettent de faire de la vente en ligne ou physique dans leurs propres points de vente. Dans ce cas, vous bénéficiez aussi de leur popularité et de leur audience. Leur point faible réside seulement dans le fait que si vous envisagez d’opter pour une autre solution ou si vous voulez aussi vendre des billets sur les lieux de votre représentation sportive, vous ne le pouvez pas.
- Enfin, il y a les solutions 100 % en ligne. Elles n’ont besoin d’aucune installation en local et vous font bénéficier de plusieurs outils de contrôle d’accès. Vous pouvez aussi pointer des billets sur place. Cependant, certaines solutions sont limitées dans leurs fonctionnalités. Il est donc nécessaire de bien s’informer à l’avance.
En ce qui concerne les solutions hybrides ou en ligne, il est essentiel de vérifier la solidité financière du prestataire, car c’est ce dernier qui va récupérer tout l’argent des billets.
Respectez la législation en vigueur
Avant de vous lancer dans la mise en place d’une billetterie, il est primordial de vous informer sur les contraintes légales qui émanent de l’administration fiscale. Cette dernière doit être en mesure d’effectuer un contrôle des ventes que vous avez réalisées. Dans cet article, nous allons prendre comme référence la législation mise à jour en 2007 sur la billetterie. Le concept de base est de créer et de mettre à la disposition du public des billets si le spectacle est payant. On retrouve alors les cas de figure suivants :
- Les billets électroniques, qui permettent de tracer la transaction dans un système de billetterie. Ce système garantit l’entrée dans le spectacle ainsi que l’enregistrement de toutes les opérations. Toutes les opérations doivent avoir des numéros liés au spectacle (annulation, commande, etc.). Ces numéros seront ensuite stockés dans un fichier.
- Les billets classiques avec des carnets à souches, qui devront obligatoirement respecter certaines caractéristiques sur les billets à vendre (délai de conservation des souches, numérotation séquentielle, etc.).
Quelle que soit l’option que vous choisirez, certaines mentions doivent figurer sur les billets. Elles sont normalement mentionnées au recto de chaque billet en ce qui concerne la billetterie physique, ou dans un système informatique pour le cas d’une billetterie dématérialisée. Voici alors ces mentions obligatoires :
- Le nom du spectacle
- Le nom de l’exploitant
- La catégorie de la place
- Le tarif global payé par le spectateur de votre événement sportif ou bien la mention de la gratuité éventuelle
- Le nom de l’importateur pour ou du fabricant pour les billets pré-imprimés
Vous l’aurez compris, il existe donc plusieurs obligations juridiques lorsque vous mettez en place votre billetterie. En fonction de la solution que vous avez choisie, les renseignements que vous récolterez via votre système de billetterie vous permettront de procéder à la création d’une base public pour connaître votre cible. Il faut noter que cette base public est très importante, car elle vous permettra par la suite de fidéliser le public et d’obtenir une fréquentation plus stable.
Vous aurez également la chance de créer cette base de données si vous optez pour la solution de billetterie adaptée et pour l’utilisation ou non d’un outil pour la gestion de votre base. Enfin, en matière fiscale, vous devez savoir qu’une association loi 1901 a l’avantage de bénéficier d’une exonération d’impôts commerciaux pour les bénéfices, les salaires liés à l’organisation de six spectacles au cours d’une année, ainsi que les subventions.